Son kullanıcılar için 30 bin TL, firmalar için ise 5 bin TL olarak kâğıt faturaya getirilen günlük fatura kesme limitleri ve 1 Temmuz’da e-Fatura’ya geçiş yapacak kullanıcılar için e-Arşiv Fatura’ya geçişin de zorunlu tutulması ile e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların sayısında önemli bir artış oldu. Yaygın kullanıma sahip diğer e-Dönüşüm uygulamalarında olduğu gibi e-Arşiv Fatura hakkında da merak edilen birçok konu var. e-Arşiv Fatura hakkında kullanıcıların sıkça sorduğu sorulardan bazılarını bir araya getirdik.
1)İnternet Satışlarında Düzenlenen e-Arşiv Faturalarda Hangi Bilgilerin Yer Alması Gerekir?
İnternet satışlarında düzenlenen e-Arşiv Faturalar üzerinde “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesine yer verilmesi zorunludur. Yanı sıra; aşağıda yer alan bilgilerin belge üzerinde yer alması gerekmektedir;
• Satış işleminin yapıldığı web adresi,
• Ödeme şekli,
• Ödeme tarihi,
• Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/ TCKN bilgisi,
• Satışı yapılan malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih,
• İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar.
İnternet satışları dışındaki satışlara ait e-Arşiv Faturalarda ise bu bilgilerin bulunma zorunluluğu yoktur.
2) e-Arşiv Fatura, İrsaliye Yerine Geçer mi?
e-Arşiv Fatura’nın düzenleme tarihi ile saat ve dakika olarak düzenlenme zamanın gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer.” ibaresinin de eklenmesi, kâğıt çıktının ise satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu konuda dikkat edilmesi gereken diğer bir konu ise faturanın malın teslimi sırasında oluşturulmasıdır… Ayrıca satış anında düzenlenen faturanın, talep eden müşteriye kâğıt çıktı olarak verilmesi zorunludur.
3)e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
e-Arşiv Fatura düzenlenerek, alıcıya iletildikten sonra iptal edilmesi mümkündür. Bunun için faturanın iletildiği alıcı tarafından reddedilmesi gerekmektedir. Faturanın alıcı tarafından belgenin resmileştiği tarihten itibaren 7 gün içinde reddedilmesi gerekir. Eğer bu süre aşılırsa, yeni bir e-Fatura oluşturularak alıcıya iletilmelidir. Bu işleme ise “mahsuplaşmak” adı verilir.
4)e-Arşiv Faturalar irsaliye yerine geçer mi?
e-Fatura veya elektronik arşiv faturası ile belgelendirilen satışlarda, ödeme kaydedici cihazlar üzerinden (yeni nesil ÖKC dahil olmak üzere) düzenlenecek bilgi fişi, satış anında düzenlenmek ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçecektir. e-Arşiv olarak düzenlenen faturaların irsaliye yerine geçebilmesi için “İrsaliye yerine geçer “ifadesi fatura içerisinde yer almalıdır.
5)e-Arşiv Faturalar GIB fatura sorgulamasında bulunmuyorsa geçersiz midir ?
Hayır. e-Arşiv fatura, GİB’nin belirlemiş olduğu kriterlere göre ve belirttiği uygun yararlanma yöntemlerinden biriyle üretilmiş ve mali mühür ile mühürlenmişse geçerli bir faturadır. e-Arşiv faturalar GİB’e raporlandıktan sonra sorgu ekranından doğrulanabilmektedir. Her ne kadar faturanın geçerli olması için GİB’e raporlanmış olması gerekli olmasa da bazı kurumlar sorgulamadan faturayı kabul etmeyebilmektedir.
5)Yurt dışına yapılan satışlarda e-Arşiv Faturalar kullanılabilir mi?
e-Arşiv Uygulamasına kayıtlı mükellefler; e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere, son tüketicilere ve yurt dışındaki müşterilerine e-Arşiv uygulaması kapsamında elektronik fatura düzenleyeceklerdir.
