e-Defter, kağıt defterler ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olup; elektronik ortamda oluşturulan, kaydedilen, saklanan ve ibraz edilen bir uygulamadır.
Yayımlanan tebliğe göre; 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle, bağımsız denetime tabi olan şirketler ve 1 Ocak 2020 tarihinde e-Fatura’ya geçen kullanıcılar, e-Defter uygulamasına da zorunlu geçiş yaptılar. 1 Temmuz 2020’de zorunlu olarak e-Fatura’ya geçen mükellefler ise 1 Ocak 2021 itibari ile elektronik defter kullanmak zorunda olacaklar.
Şu an e-Defter uygulamasına kayıtlı neredeyse 129 bin kullanıcı bulunmaktadır. Ancak, e-Defter kullanan kullanıcıların ve e-Defter uygulamasına geçecek kişilerin e-Defter hakkında yanlış bildiği bilgilerden biri de e-Defter üzerinde yapılan bir hatanın düzeltilemeyeceğidir. Eğer e-Defter düzenlerken bir hata yaptıysanız panik yapmanıza gerek yok. e-Defter beratlarının yasal yükleme süresi dolmadan, e-Defter üzerindeki hatayı düzeltebilirsiniz. Bu doğrultuda sistem üzerinden hatalı defter beratını silip, yerine düzelttiğiniz defter beratını tekrar yüklemeniz gerekmektedir.
Eğer berat yükleme süresi dolmuş ise; mükellef sistem üzerinden beratı silip yeniden yükleyemez. Yasal süresi geçen e-Defter’lerin üzerinde değişiklik yapılması biraz daha vakit almaktadır. Bu durumlarda GİB’e “Berat Silme Talebi” dilekçesi yazılması gerekmektedir.
- 1 sıra numaralı Elektronik Defter (e-Defter) Genel Tebliği, e-defter mükelleflerinin e-defterlerini aylık dönemler halinde oluşturup ilgili oldukları ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Tüzel kişiler için hesap döneminin son ayına ait defterler Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamalarını şart koşar.
- Mali mührü olan yani kurumsal elektronik imzaya (e-imza) sahip e-defterler için berat dosyaları oluşturulur ve Elektronik Defter Uygulaması ile GİB’in onayına sunulur. e-Defter mükellefleri, üzerinde GİB’in mali mührünü taşıyan beratları GİB üzerinde ya da uyumlu yazılımları ile indirerek istendiğinde ibraz etmek üzere ilgili e-defterler ile birlikte muhafaza eder. Bu uygulamada e-defterlerin güvenliğini ve doğruluğunu mali mühür garantiler. Bu sayede kamu da yasal saklama süresi dahilinde defterin değiştirilmemiş olduğunu bilebilir. İmzalanmış bir e-defterde yapılan düzeltmeler e-defterin mührünü bozar. Bu sebeple GİB’den e-defter beratı alınmış bir e-defter, halihazırda GİB’de bulunan e-defter beratları silinip yeniden yüklenmedikçe düzeltilemez.
Berat Silme Dilekçesinde Nelere Dikkat Etmeliyiz?
Hatalı olan defter beratlarının silinmesi ve doğru olan defterlerin tekrar yüklenmesi için Berat Silme Talebi dilekçesi yazılır. Dilekçeye, hataya neden olan konulara göre belgeler ve raporlar eklenir. Dilekçeniz incelendikten sonra talebiniz GİB tarafından uygun bulunursa hatalı beratlarınızı silip, yerine düzelttiğiniz e-Defter beratlarınızı yükleyebilirsiniz.
Aklınızda olması gereken 3 bilgi daha:
- GİB eğer lüzum duyarsa listelediğimiz belgelere ek olarak başka tevsik edici evrak da isteyebilir.
- Yasal yükleme süresi geçince silinen defter ve beratlarınızı kendi sisteminizde belli bir dizinde muhafaza edin. Böylece olası bir denetimde, yaptığınız değişiklik ve düzeltmeleri kolayca belgeleyerek ibraz edebilirsiniz.
- GİB, berat silme talebinizi uygun bulursa ilgili e-defter beratlarınızı GİB’in e-defter uygulaması üzerinden silebilir ve yeni beratlarınızı sisteme yükleyebilirsiniz.
